Records Management Unit (RMU) - National Archives

Ir-‘Records Management Unit’ (RMU) hija unità fi ħdan l-Arkivji Nazzjonali li hija l-punt ta’ konnessjoni bejn l-Arkivji Nazzjonali u l-istituzzjonijiet l-oħra kollha tal-gvern bħal Ministeri, Dipartimenti u Entitajiet Pubbliċi għal kwistjonijiet li jikkonċernaw il-ġestjoni tar-rekords.

L-RMU topera fi ħdan il-parametri tal-Att dwar l-Arkivji Nazzjonali (CAP 477) billi tiżgura li l-attivitajiet kollha tal-ġestjoni tar-rekords fi ħdan l-istituzzjonijiet pubbliċi jitwettqu fil-konfini tal-liġi. Sabiex jagħmlu dan, l-Ispetturi tar-Reġistri fi ħdan l-RMU jagħmlu żjarat u spezzjonijiet lir-repożitorji tar-rekords ta’ entitajiet pubbliċi, dipartimenti u ministeri.

Politiki taż-Zamma u Evalwazzjoni tar-Rekords

L-evalwazzjoni tar-rekords pubbliċi hija waħda mill-aktar attivitajiet importanti mwettqa mill-RMU, peress li tippermetti lill-istituzzjonijiet pubbliċi biex itaffu l-problema tal-ispazju u jiffokaw ukoll l-enerġija u r-riżorsi tagħhom fuq rekords li huma meqjusa li għandhom valur storiku dejjiemi. L-aħjar prattika għal sistema ta’ valutazzjoni xierqa hija li tiġi implimentata politika ta’ żamma għar-rekords kollha li huma maħluqa mill-istituzzjoni kkonċernata. Qabel l-implimentazzjoni, il-politika trid tiġi approvata mill-Arkivji Nazzjonali sabiex ir-rekords ta’ valur storiku jkunu jistgħu jiġu identifikati u trasferiti lill-Arkivji Nazzjonali meta l-perjodu taż-żamma tagħhom ikun skada. Rekords oħra li m’għadhomx sinifikanti u m’għandhomx valur storiku dejjiemi jistgħu jiġu meqruda professjonalment skont l-Att dwar l-Arkivji Nazzjonali (Kap 477).

Uffiċjali tar-Rekords

L-Artikolu 16 tal-Att dwar l-Arkivji Nazzjonali (CAP 477) jirrikjedi li f’kull kariga pubblika jrid ikun hemm Uffiċjal tar-Rekords li “għandu jkun responsabbli li jżommu dokumentazzjoni adegwata tal-funzjonijiet u l-attivitajiet tal-uffiċċji pubbliċi rispettivi tagħhom permezz tat-twaqqif ta’ prattiċi tajba taż-żamma tar-rekords”. Wara perjodu ta’ konsultazzjoni bejn l-Uffiċċju tal-Prim Ministru u l-Arkivji Nazzjonali, u wara li ngħataw it-taħriġ akkademiku xieraq fl-Università ta’ Malta, ġew reklutati u stazzjonati l-ewwel Records Officers fuq livell ministerjali.

L-istazzjonar ta’ dawn ir-Records Officers kien kruċjali għall-operat tar-Records Management Unit, għaliex permezz ta’ dawn l-uffiċjali, l-RMU issa għandha punt ta’ kuntatt u interlokutur imħarreġ għal fejn jidħlu kwistjonijiet ta’ Records Management fi ħdan ministeru partikolari.

Sabiex jinżammu aġġornati mal-kwistjonijiet u problemi li jistgħu jinqalgħu, u jkollhom pjattaforma fejn l-uffiċjali tar-rekords kollha jkunu jistgħu jaqsmu l-esperjenzi tagħhom u jiddiskutu l-kwistjonijiet li qed jiltaqgħu magħhom, ġie istitwit Forum tal-Uffiċjali tar-Records. Is-sessjonijiet tar-Records Officers Forum isiru perjodikament fl-uffiċċju prinċipali tal-Arkivji Nazzjonali. Dawn is-sessjonijiet huma ppreseduti mill-Arkivista Nazzjonali bl-assistenza tal-uffiċjali tal-RMU.

Attenzjoni għall-qarrej: Jekk taħdem fi ħdan istituzzjoni pubblika u tixtieq tkun taf aktar dwar kif jiġu rreklutati l-Uffiċjali tar-Rekords, jekk jogħġbok ibgħat imejl fuq rmu.archives@gov.mt.

Ipproċessar ta’ rekords storiċi li għadhom miżmuma minn entitajiet pubbliċi.

Meta jiġu identifikati r-rekords storiċi, l-RMU tagħti struzzjonijiet lill-uffiċċju tal-oriġini dwar it-triq ‘il quddiem fir-rigward tat-tħejjija għat-trasferiment ta’ tali rekords għall-Arkivji Nazzjonali. Il-preparazzjonijiet jinkludu l-għażla, is-sejba tal-ordni oriġinali, it-tindif (meta meħtieġ), it-tqegħid f’kaxxi ta ‘kwalità arkivjali u l-elenkar. F’każijiet fejn ir-rekords għandhom traċċi ta’ kontaminazzjoni tal-pesti, ir-rekords għandhom jiġu ttrattati professjonalment qabel ma jiġu trasferiti. Il-proċess tat-trattament isir bil-gwida kwalifikata u taħt is-superviżjoni tal-Konservaturi NAM.

Depożiti Privati u konsultazzjoni dwar prattiċi ta’ Ġestjoni ta’ Rekords lil istituzzjonijiet privati.

Barra minn entitajiet pubbliċi, ir-Records Management Unit huwa wkoll direttament involut fl-evalwazzjoni u l-adeżjoni ta’ rekords Privati. Għalkemm l-obbligu legali tal-Arkivji Nazzjonali huwa biss fuq ir-rekords pubbliċi, din l-istituzzjoni tħoss li għandha wkoll obbligu morali li tiġbor u tippreserva rekords ta’ importanza nazzjonali li nħolqu minn individwi privati jew entitajiet privati. Tul is-snin l-Arkivji Nazzjonali ġie fdat bħala l-kustodju ta’ bosta kollezzjonijiet, bħall-karti privati ta’ Sir Anthony Mamo u dawk ta’ Dom Mintoff, il-kollezzjoni vasta fotografika ta’ May Agius, u l-kollezzjoni Tony Terribile.

F’dan ir-rigward, nitolbu lill-pubbliku ġenerali biex jenfasizza kollezzjonijiet bħal dawn billi jikkuntattjaw lill-Arkivji Nazzjonali fuq rmu.archives@gov.mt.