AtoM

X’inhi id-differenza bejn arkivju u librerija?

Għalkemm it-tnejn li huma jikkonċernaw l-immaniġjar tal-informazzjoni, ir-rwol tal-arkivist huwa ferm differenti minn dak ta’ librar. L-situdji li hemm bżonn sabiex tilħaq librar jew arkivist hume differenti. It-tnejn isegwu proċeduri u prinċipji separati u bħala professjonisti, huma rappreżentati minn għaqdiet differenti. L-ikbar differeza bejn arkivji u libreriji hija li dawn ta’ l-aħħar iżommu materjal ippublikat (kotba u materjal ieħor ippublikat) filwaqt li arkivji iżommu materjal kemm ippublikat kif ukoll dak li mhux, f’kull format possibli u xi kultant ikollhom ukoll oġġetti fil-kollezzjoni tagħhom. L-għan ta’ librerija hu li tagħti aċċess lill-pubbliku għall-kollezzjoni, kemm b’mod elettroniku kif ukoll fiżiku, tislef kotba u pubblikazzjonijiet sabiex jinqraw mill-individwi d-dar, jew onlajn. Meta ktieb jintlief jew jitmermer, jista’ jiġi mibdul ma' wieħed ġdid. Arkivju jagħti aċċess għall-materjal sabiex dan jintuża għar-riċerka, imma dan il-materjal huwa uniku jew rari ħafna, u għalhekk jekk jintilef jew issirlu ħsara ma jistax jiġi mibdul. Minħabba f’hekk l-arkivisti iħarsu il- materjal b'ħeġġa u jippreservaw il-kollezzjonijiet għar-riċerka t’issa kif ukoll fil-futur, u għalhekk il-kundizzjonijiet sabiex jiġi aċċessat il-materjal arkivistiku huma ferm iktar stretti. Materjal arkivistiku oriġinal qatt ma jista’ jittieħed id-dar, u jekk xi dokumenti ikunu fraġli, jew mhux katalogati, ma jkunux aċċessibli għall-pubbliku lanqas fil-kmamar tal-qari. B’differenza minn librerija, kopji jew faksimili jistgħu jieħdu post l-oriġinal.

 Hawn taħt hawn lista’ ta’ differenzi bejn arkivju u librerija*:

 *Universita’ ta’ Wisconsin-Libreriji Madison

Hemm ħafna każi fejn ix-xogħol tal-arkivji u l-libreriji jixtiebaħ, bħal meta arkivji ikunu parti minn librerija, eż. “Kollezzjonijiet Speċjali” (komuni f’libreriji akkademiċi jew t’universitajiet), xi arkivji jkollhom librerija ta’riferenza żgħira, u xi arkivji pubbliċi u servizzi ta’ librerijia li jkunu magħqudin eż. L-Uffiċċju tar-Rekords ta’ Liverpool li qiegħed fi ħdan il-Librerija u l-Arkivju Ċentrali.

X’inhuma il-katalgi u għaliex huma importanti?

L-Arkivji għandhom bżonn jiddokumentaw il-kollezzjonijiet tagħhom u il-katalgi huma l-ikbar parti minn din id-dokumentazzjoni. Katalgu huwa għajnuna għat-tfittxija: għodda li tintuża kemm mir-riċerkatur kif ukoll mill-arkivist biex ikunu jafu x’fih l-arkivju, il-kundizzjoni tal-materjal f’dak l-arkivju u (għall-arkivist) fejn tinstab fil-bini tal-arkivju u jekk u liema materjal jeħtieġ miżuri ta’ konservazzjoni jew preservazzjoni. Katalgu sħiħ jinkludi informazzjoni dwar il-ħallieq tar-rekord, bħal storja bijografika, jekk hux individwu jew entita’, u jista’ wkoll jinkludi informazzjoni fejn kienu ir-rekords qabel waslu l-arkivju. Deskrizzjonijiet dettaljati jħaffu il-proċess li bih ir-riċerkaturi isiru jafu x’rekords ikun iridu jaraw, u, peress li kull rekord katalogata ikollha numru ta’ referenza uniku, iċ-ċitazzjoni tar-rekord issir ħafna eħfef.

F’Arkivju jkun hemm fonds. Dawn huma kollezzjonijiet ta’ rekords li nħolqu fl-istess sors. Fl-Arkivji Nazzjonali, jinstabu 82 kollezjoni ta’ rekords li kienu maħluqin mill-amministrazzjoni Maltija tul dawn l-aħħar 500 sena. Katalgi ta’ dawn il-fonds jeżistu, uħud f’format elettroniku filwaqt li oħrajn katalgi fuq il-karta.